Zásady ochrany osobních údajů

——————————————————————————————————————

Společnost CoDiGi respektuje vaše soukromí a zavazuje se chránit osobní údaje, které nám poskytnete prostřednictvím našich webových stránek, kontaktních formulářů, e-mailové komunikace, obchodních dotazů nebo při využívání našich služeb.

Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme, proč je zpracováváme, jak dlouho je uchováváme, komu je můžeme předávat a jaká máte práva podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů, známého jako GDPR.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je CoDiGi, se sídlem Vlkova 36, Praha 3 - Žižkov, 130 00, Česká republika.

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@codigi.cz.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro komunikaci, poskytování služeb, správu obchodního vztahu, bezpečný provoz našich služeb a plnění zákonných povinností. Může se jednat zejména o:

• jméno a příjmení;

• název společnosti nebo organizace;

• pracovní pozici nebo oddělení;

• e-mailovou adresu a telefonní číslo;

• adresu, fakturační údaje a údaje související s objednávkou nebo platbou;

• informace uvedené ve zprávě, kontaktním formuláři, e-mailu, poptávce nebo servisním požadavku;

• údaje potřebné pro přípravu nabídky, smlouvy, faktury nebo poskytování IT služeb;

• technické údaje související s podporou, správou Microsoft 365, cloudovými službami, weby, zařízeními, sítěmi, zálohami, kybernetickou bezpečností nebo outsourcingem IT služeb;

• údaje o přístupu, auditu, diagnostice, zařízeních, licencích, konfiguraci a zabezpečení, pokud jsou nezbytné pro poskytnutí podpory nebo ochranu systémů;

• technické údaje o používání webu, například IP adresa, typ zařízení, typ prohlížeče, cookies, navštívené stránky a analytická data.

3. Proč osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• Komunikace s vámi: abychom mohli odpovědět na váš dotaz, připravit nabídku, domluvit konzultaci nebo vyřídit servisní požadavek.

• Poskytování služeb: abychom mohli poskytovat IT podporu, outsourcing IT služeb, správu Microsoft 365, cloudové služby, kybernetickou bezpečnost, webové služby, projektové řízení, ICT dodávky a konzultační služby.

• Správa zákaznického vztahu: abychom mohli vést servisní záznamy, poskytovat aktualizace, spravovat požadavky a zajistit kontinuitu služeb.

• Příprava nabídek a smluv: abychom mohli připravit cenové nabídky, návrhy řešení, smlouvy, objednávky a obchodní dokumenty.

• Fakturace a účetnictví: abychom mohli vystavovat faktury, zpracovávat platby a plnit účetní a daňové povinnosti.

• Bezpečnost a ochrana systémů: abychom mohli chránit systémy, vyšetřovat incidenty, předcházet neoprávněnému přístupu a monitorovat technický stav služeb.

• Zlepšování webu: abychom mohli zlepšovat funkčnost, obsah, výkon a uživatelskou zkušenost na webových stránkách.

• Plnění právních povinností: pokud nám zpracování ukládají právní předpisy nebo je nezbytné pro ochranu našich práv.

4. Právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud k tomu máme právní základ. Nejčastěji se jedná o:

• Plnění smlouvy: pokud je zpracování nezbytné pro poskytnutí služby nebo jednání před uzavřením smlouvy.

• Oprávněný zájem: například komunikace se zákazníky, správa služeb, IT bezpečnost, zákaznická podpora, zlepšování webu a běžná obchodní administrativa.

• Plnění právní povinnosti: například účetní, daňové nebo jiné zákonné povinnosti.

• Souhlas: například u některých typů marketingové komunikace nebo volitelných cookies.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoliv odvolat.

5. IT podpora a zákaznické systémy

Při poskytování IT služeb můžeme potřebovat přístup k zákaznickým systémům, zařízením, účtům Microsoft 365, cloudovým platformám, webovým stránkám, zálohám, protokolům, bezpečnostním upozorněním nebo technickým záznamům.

Přístup je omezen pouze na rozsah nezbytný pro poskytnutí dohodnuté služby, řešení technického problému, zlepšení bezpečnosti nebo podporu IT prostředí zákazníka.

Pokud zpracováváme osobní údaje jménem zákazníka, může být zákazník správcem osobních údajů a CoDiGi zpracovatelem. V takovém případě zpracováváme údaje podle pokynů zákazníka a příslušné smlouvy.

6. Komu můžeme osobní údaje předávat

Osobní údaje neprodáváme. V nezbytných případech je však můžeme sdílet s důvěryhodnými dodavateli a partnery, například:

• poskytovateli IT hostingu;

• poskytovateli cloudových služeb;

• poskytovateli Microsoft 365 a souvisejících technologií;

• dodavateli kybernetické bezpečnosti, monitoringu a zálohování;

• dodavateli webhostingu, vývoje nebo údržby webu;

• účetními, právními nebo jinými odbornými poradci;

• poskytovateli platebních, fakturačních nebo administrativních služeb;

• orgány veřejné moci nebo regulátory, pokud nám to ukládá zákon.

Dodavatelé, kteří pro nás zpracovávají osobní údaje, mohou údaje používat pouze pro sjednaný účel a musí dodržovat odpovídající bezpečnostní a organizační opatření.

7. Přenos osobních údajů mimo EU/EHP

Snažíme se využívat služby a dodavatele, kteří zpracovávají osobní údaje v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru.

Pokud by v některých případech došlo k přenosu osobních údajů mimo EU/EHP, zajistíme, aby byl takový přenos proveden v souladu s platnými právními předpisy a aby byla zajištěna odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

8. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro účely, pro které byly shromážděny. Obecně platí:

• údaje z kontaktních formulářů uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení dotazu a následné komunikaci;

• údaje související se smluvním vztahem uchováváme po dobu trvání spolupráce a následně po dobu nezbytnou k ochraně našich práv;

• účetní a daňové doklady uchováváme po dobu vyžadovanou právními předpisy;

• technické a servisní záznamy uchováváme po dobu potřebnou pro kontinuitu služeb, bezpečnost a auditovatelnost;

• cookies a analytická data uchováváme podle nastavení konkrétních nástrojů a vašeho souhlasu.

Jakmile osobní údaje již nepotřebujeme, bezpečně je smažeme, anonymizujeme nebo archivujeme, pokud je to vhodné.

9. Cookies

Naše webové stránky mohou používat cookies a podobné technologie. Cookies jsou malé soubory uložené ve vašem zařízení, které pomáhají webu správně fungovat, zlepšovat uživatelskou zkušenost, měřit návštěvnost a podporovat bezpečnost webu.

Cookies mohou zahrnovat nezbytné cookies, analytické cookies, preferenční cookies a marketingové cookies, pokud s nimi souhlasíte. Cookies můžete spravovat prostřednictvím nastavení webu nebo vašeho internetového prohlížeče.

10. Marketingová komunikace

Můžeme vás příležitostně kontaktovat s informacemi o našich službách, novinkách nebo relevantních IT doporučeních, pokud k tomu máme právní základ. Z odběru marketingové komunikace se můžete kdykoliv odhlásit kontaktováním info@codigi.cz.

Vaše kontaktní údaje neprodáváme třetím stranám pro marketingové účely.

11. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle GDPR zejména tato práva:

• právo být informován o zpracování osobních údajů;

• právo na přístup k osobním údajům;

• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;

• právo na výmaz osobních údajů;

• právo na omezení zpracování;

• právo vznést námitku proti zpracování;

• právo na přenositelnost údajů;

• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;

• právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Pokud chcete uplatnit některé ze svých práv, kontaktujte nás na info@codigi.cz.

12. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu.

V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů. Web: www.uoou.gov.cz.

13. Bezpečnost osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zveřejněním.

Tato opatření mohou zahrnovat řízení přístupů, silná hesla, vícefaktorové ověřování, šifrování, bezpečnostní monitoring, zálohování, aktualizace, ochranu koncových zařízení, princip nejnižších oprávnění a administrativní postupy odpovídající povaze poskytovaných služeb.

14. Odkazy na třetí strany

Naše webové stránky mohou obsahovat odkazy na webové stránky, nástroje nebo platformy třetích stran. Neodpovídáme za jejich obsah, bezpečnost ani způsob zpracování osobních údajů. Doporučujeme přečíst si zásady ochrany osobních údajů každé externí stránky, kterou navštívíte.

15. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, například z důvodu změny našich služeb, právních povinností, obchodních procesů nebo postupů ochrany osobních údajů. Aktuální verze bude dostupná na https://www.codigi.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju/.

Kontakt

V případě dotazů k tomuto dokumentu nebo našim službám nás kontaktujte:

Společnost	CoDiGi
Adresa	Vlkova 36, Praha 3 - Žižkov, 130 00, Česká republika
E-mail	info@codigi.cz
Web	www.codigi.cz